L'accueil, l'accompagnement et le conseil font partie des missions visibles du ludothécaire.
Cependant, il existe toute une partie de son travail qui s'effectue en amont, en dehors des accueils.
La constitution et l'entretien du fond de jeu occupent une partie non négligeable de ce métier.
L'achat
Avant d'arriver en ludothèque, chaque jeu ou jouet est sélectionné par l'équipe de ludothécaires pour ses qualités ludiques et ergonomiques. Nous essayons tant que possible de chercher du matériel que nous ne possédons pas encore, que nous souhaitons avoir en plusieurs exemplaires ou qui sont demandés par le public que nous accueillons.
Notre association n'a pas de restrictions concernant les moyens de se procurer des jeux et jouets. Nous pouvons acheter sur internet, sur des vide-greniers ou en boutique, neuf ou d'occasion et pouvons recevoir des dons de particuliers ou de structures.
Les achats sont répartis de janvier à décembre de façon à proposer de la nouveauté tout au long de l'année.
L'enregistrement
Avant d'être proposés au prêt, les jeux et jouets doivent d'abord être enregistrés dans notre base de données et parfois reconditionnés, notamment s'il s'agit de jouets.
Lorsqu'il s'agit de dons, les jeux et jouets sont triés selon leur état, leur intérêt ludique et leur présence ou non dans notre fond de jeu. Ceux que nous ne sélectionnons pas peuvent être donnés à d'autres associations ou conservés en réserve pour servir de pièces détachées.
Nous faisons l'inventaire du contenu de chaque jeu et jouet, nous les classons selon le système ESAR et les jeux de société sont protégés par un film plastique transparent.
L'entretien / La réparation
Il arrive que certains éléments des jeux et jouets soient détériores, cassés ou perdus. Il faut alors remplacer la pièce, la réparer, la nettoyer. Certaines peuvent être commandées au fabricant et nous possédons une réserve de pièces détachées.
Lorsque aucune solution ne peut être trouvée, nous modifions le contenu ou nous pouvons être amenés à nous débarrasser de certains jeux devenus inutilisables. Pour éviter cette perte, nous avons mis en place un partenariat avec Laps Design, un tiers-lieu installé au sein du Quartier Génial sur Floirac.
Lorsque nous avons besoin d'une pièce introuvable ou de réparer certains éléments dont l'intervention sort de notre domaine de compétences, nous faisons appel à leur talent pour concevoir et imprimer en 3D les pièces manquantes.